Tut uns leid, aber Internet Explorer wird nicht unterstützt. Es kann daher zu Darstellungsproblemen kommen. Bitte laden Sie sich gegebenenfalls einen modernen Browser herunter.

Die Mehrwerte unserer Einkaufsoptimierung auf einen Blick

Inhalt

Definition Einkaufsoptimierung

Die Einkaufsoptimierung ist ein Teilgebiet der Beschaffungspolitik. Sie beschreibt alle Aktivitäten eines Unternehmens, die auf eine effizientere Gestaltung der Einkaufsprozesse abzielen. Die Optimierungsstrategien betreffen alle Kostentreiber und Teilelemente der Warenbeschaffung. In diesem Rahmen kommt – neben dem Preis – den Lieferbedingungen, den Qualitätsansprüchen und der Lieferzeit eine besondere Bedeutung zu.

Warum Einkaufsoptimierung?

Die ständige Veränderung auf den Absatzmärkten verlangt den Unternehmen Flexibilität ab. Langfristig bleiben nur die Marktteilnehmer erfolgreich, die ihre Wandlungsfähigkeit regelmäßig unter Beweis stellen. In den Vertriebs- und Marketingabteilungen wird die Strategie der fortlaufenden Anpassung an die aktuellen Gegebenheiten bereits konsequent umgesetzt. Die Praxis zeigt, dass dieser Mut zur Veränderung in den Einkaufsabteilungen vieler Unternehmen hingegen noch ausbaufähig ist.

Ein vorteilhaftes Verhältnis von Kosten und Erlösen ist ausschlaggebend für die Höhe des Gewinns. Die Erhöhung des Absatzpreises klingt zunächst nach einem probaten Mittel, um die Umsätze und somit den Gewinn zu steigern. Eine verlockende Strategie, die in der Realität jedoch nicht beliebig umsetzbar ist. Machtkämpfe mit der Konkurrenz zwingen Unternehmer, ihre Verkaufspreise niedrig zu halten. Nicht zuletzt nimmt die Preissensibilität der Konsumenten zu. In stark umkämpften Branchen, wie in der Gastronomie, ist diese Entwicklung verstärkt zu beobachten.

Möglichkeiten zur flexiblen Einflussnahme auf bestimmte Kostenfaktoren sind hingegen vorhanden. In der Gastronomie ist die Warenbeschaffung ein großer Kostentreiber. Durch die Aushandlung günstiger Einkaufspreise, die Minderung von Abschriften durch eine gleichbleibend hohe Qualität der gelieferten Ware und vorteilhafte Lieferbedingungen können die Kosten für die Warenbeschaffung dauerhaft gesenkt werden. Bei konsequenter und fortlaufender Optimierung der Einkaufsprozesse kann in den meisten Fällen eine prozentual zweistellige Steigerung des Gewinns erzielt werden. Die Einkaufsoptimierung in der Gastronomie ist somit ein essenzieller Faktor für die langfristige Sicherung des Unternehmenserfolgs.

Warum sollte man Einkaufsoptimierung betreiben

Für wen eignet sich die Einkaufsoptimierung?

Der Einkaufspreis ist einer der Faktoren, auf dessen Verbesserung die Optimierung abzielt. Eine starke Verhandlungsposition ist in diesem Rahmen von großem Vorteil. In der Lebensmittelbranche ist das Machtverhältnis traditionell zugunsten des Käufers ausgerichtet. Die regionalen und internationalen Lieferanten stehen in starker Konkurrenz zueinander und Abnehmer größerer Mengen, wie Großküchen und Einrichtungen mit Gemeinschaftsversorgung, sind gern gesehene Kunden. Das Erfolgspotenzial der Einkaufsoptimierung ist in der Gastronomie dementsprechend groß.

Das Konzept zur Anpassung der Einkaufsstrategie ist für Unternehmen jeder Größe umsetzbar.
Es unterteilt sich in drei Phasen:

Planung und Konzeptionierung

In einem ersten Schritt werden die Elemente der Beschaffungspolitik herausgestellt, die angepasst werden sollen. Die positiven Effekte des Ansatzes zeigen sich nur, wenn die eingekauften Produkte vom Endkunden angenommen werden. Eine Analyse des Absatzmarktes sowie der Bedürfnisse der Zielgruppe ist unverzichtbar. Darüber hinaus gilt es, das Verhalten der Konkurrenz zu bewerten und in die Konzeptionierung einzubeziehen.

Gestaltungsphase

Gestaltungsphase

Im zweiten Schritt erfolgt die detaillierte Ausgestaltung des Plans. Welche Anzahl an Lieferanten ist optimal? Nach welchen Kriterien werden diese ausgewählt? Diese Fragen sollten im Rahmen der Gestaltungsphase beantwortet werden. Es folgt die Aushandlung vorteilhafter Liefer- und Zahlungsbedingungen. Die Festlegung eines Verhandlungsspielraums für einzelne Waren oder Warengruppen gibt den Einkäufern einen klaren Leitfaden für das Gespräch mit den Lieferanten an die Hand. In der Gastronomie sollte bei der Lieferantenauswahl zusätzlich auf eine konstant hohe Qualität der Waren Wert gelegt werden.

Durchführungsphase

Durchführungsphase

Der finale Schritt beinhaltet die Implementierung der Maßnahmen in den unternehmerischen Alltag. Eine gründliche Vorarbeit in den vorangegangenen zwei Phasen ermöglicht die nahtlose Einbindung der Strategien in die Arbeitsabläufe. Die Effizienz der Optimierungsmaßnahmen sollte fortlaufend kontrolliert werden, um Fehlentwicklungen zu vermeiden und Anpassungen vornehmen zu können.

Die 3 häufigsten Fallstricke bei der Einkaufsoptimierung

Die effizientere Gestaltung der Einkaufsprozesse ist kein isoliertes Vorhaben in der Beschaffungsabteilung. Sie ist vielmehr als ganzheitlicher Ansatz zu verstehen, der auf Zusammenhalt, Kommunikation und Know-How beruht. Es folgen drei häufige Fehlerquellen und ein Lösungsansatz, der diesen Problemen vorbeugt.

Fehlender-Wille-zur-Veränderung-in-Sachen-Einkaufsoptimierung

Fehlender Willen zur Veränderung

Die Optimierung unternehmerischer Strukturen bringt zwangsläufig eine Veränderung mit sich. Bekannte Abläufe werden durch neue ersetzt. Alte Herangehensweisen in Bezug auf das Lieferantenmanagement und die Einkaufsverhandlungen weichen überarbeiteten Ansätzen. Die Mitarbeiter reagieren nicht selten mit Trotz und Verweigerung auf diese Veränderungen. Eine sinkende Motivation der Belegschaft und eine ineffiziente Arbeitsweise sind die Folge. Die Vorteile optimierter Einkaufsprozesse verpuffen.

Mangelnde-Kommunikation

Mangelnde Kommunikation

Die Kommunikation hat im Rahmen der Einkaufsoptimierung in der Gastronomie eine besondere Bedeutung. Ein gestörter Informationsfluss begünstigt die Gleichgültigkeit der Belegschaft gegenüber dem Projekt. Lange Entscheidungswege sind ebenfalls ein Hindernis für eine erfolgreiche Anpassung der Prozesse. Sie verzögern die Abläufe in der Einkaufsabteilung und schaffen Unsicherheit unter den Mitarbeitern. Statt Verantwortung zu übernehmen, berufen sie sich auf unklare Handlungsanweisungen und verfallen in alte Gewohnheiten.

Unzureichende-Ressourcen-als-Fallstick-für-eine-Einkaufsoptimierung

Unzureichende Ressourcen

Wissen über die Lieferanten und die Abläufe im Unternehmen erleichtern die erfolgreiche Einführung von neuen Prozessen in der Warenbeschaffung. Die Einrichtung eines speziellen Transformationsteams aus bestehenden Mitarbeitern ist somit von Vorteil. Dennoch birgt diese Vorgehensweise ein Problem. In der Gastronomie stehen die notwendigen Personen nicht zur Verfügung oder verfügen nicht über die notwendigen Fachkenntnisse, um unterstellten Mitarbeitern eine professionelle Einkaufsberatung zu bieten. Die fehlerhafte Priorisierung der zu erledigenden Arbeitsschritte und der damit einhergehende Zeitmangel dämpfen die positiven Effekte der neuen Strategien.

Wir helfen Ihnen: Die Implementierung eines ganzheitlichen Einkaufsmanagements

Einkaufsoptimierung

Optimierung Ihrer Einkaufsprozesse und Reduzierung der Warenbezugskosten

Kreditorenmanagement

Übersichtliche Rechnungslegung und Prozesskostenoptimierung

Einkaufscontrolling

Einkaufsauswertungen, Analysen und Benchmarks von Prozessen und Lieferanten

Online Bestellung

Online Bestellplattform zur Produktionsplanung mit Vor- und Nachkalkulation

Das sagen unsere Kunden über die Einkaufsoptimierung

Kontakt

    Ich bin mit der Verwendung meiner eingegebenen Daten zur Verarbeitung meiner Anfrage einverstanden.*

    Florian Muhl

    Florian Muhl

    ist Bereichsleiter von eigenregie+.

    "An meinem Team schätze ich besonders die Kommunikation auf Augenhöhe. Unsere Kundenberater sind selbst aus der Gastronomie und sind Einsparexperten. Wir sind aus der Praxis für die Praxis."

    Haben Sie eine Frage an den Autor?

    Kontakt